O levantamento de necessidades é algo muito importante para entender a melhor forma de atuação para elaboração de um novo projeto, mas existem casos em que o projeto já esta em andamento, como na troca de fornecedor do Outsourcing de Impressão.

Nesse caso, o que torna o levantamento de necessidades tão importante e porque devo realiza-lo novamente?

Vamos listar abaixo 5 motivos do porque realizar o levantamento de necessidades em projetos novos ou em trocas de parque de impressão, desktops, notebooks e impressão térmica.

1. Dimensionar o volume de impressão por equipamento

É muito comum encontrar parques de impressão superdimensionados ou subdimensionados enquanto montamos projetos que já estão em operação. Isso se deve aos seguintes motivos:

• Falha no projeto inicial;
• O cliente aumentou o volume de produção no decorrer do projeto;
• O cliente diminuiu o volume de produção no decorrer do projeto;
• Numero de usuários do equipamento não é mais o mesmo;
• Nova necessidade do setor que utiliza o equipamento;
• Novas politicas da empresa;

Nestes exemplos, é muito comum encontrarmos equipamentos A3 em ambientes que não demandam esse tipo de impressão, e até mesmo equipamentos de pequeno porte para setores que demandam alto volume mensal.

2. Entender os recursos necessários de cada setor

Alguns setores demandam apenas impressão, enquanto outros precisam de scanner, cópia e até autenticação de impressão para garantir o sigilo de documentos importantes. Por isso, é importante que a equipe de pré-vendas faça o levantamento de ambiente e entenda o uso de cada setor onde os equipamentos vão ser instalados, para garantir que todos possam ter suas necessidades englobadas na proposta final.

3. Dimensionar o equipamento correto

Além das funções básicas do equipamento e do seu volume de impressão, é importante entender a quantidade de usuários que vão realizar tarefas simultâneas no equipamento, isso porque, equipamentos de entrada contam com uma capacidade menos de armazenamento de arquivos na fila de impressão, o que pode ocasionar travamentos no equipamento no momento mais importuno.

4. Necessidade de Software

Outro ponto fundamental é entender a necessidade de softwares para controle de impressão ou regras de impressão.

Esse tipo de software permite uma gestão do que está sendo impresso por usuário, setor, centro de custos e grupos de impressão. Possibilitando ao gestor do contrato uma reeducação no uso dos equipamentos de impressão.

5. Necessidades do ambiente

É nessa etapa que a equipe de pré-vendas identifica a necessidade de acessórios nos equipamentos para um bom funcionamento, como por exemplo:

• Bandeja Adicional;
• Transformador de Energia;
• Grampeador;
• Unidade de armazenamento;

Conte com nossa ajuda para desenhar o melhor projeto para sua empresa!

Converse com a SQI, uma empresa especializada no desenvolvimento de soluções, realização de projetos e construção de parques de impressão otimizados, com foco no atendimento ao cliente e na constante qualificação profissional.

Cada caso é avaliado individualmente para a elaboração de uma proposta que vai garantir uma gestão eficiente das impressões da sua empresa. Após aprovada, o próximo passo é a implementação.

A empresa conta com a parceria das principais marcas e equipamentos do mercado de outsourcing de impressão, além de auxiliar na transformação digital de todos os departamentos do seu negócio.