Quais ferramentas podem ajudar a controlar o perque de impressão ?
Ferramentas de controle são cada vez mais comuns em ambientes corporativos para ajudar a equipe responsável a gerir melhor os equipamentos, suprimentos e impressões realizadas. Desta forma, preparamos um artigo para explicar melhor o que cada ferramenta pode fazer e qual é a melhor opção para seu negócio.
Monitoramento de equipamentos
É o tipo de software que monitora as impressoras instaladas em rede, te dando acesso a algumas informações do equipamento, como:
- Contador de páginas atual;
- Nível de Suprimentos;
- Status do equipamento;
- Histórico de erros;
Ainda é possível a geração de relatórios e alertas personalizados que podem ser visualizados na própria ferramenta ou recebidos diretamente pelo e-mail, como aviso de suprimento baixo, aviso de troca de suprimento, inatividade do equipamento, falta de papel na bandeja, entre outros.
Monitoramento de impressão
Este tipo de sistema, conta com todas as opções do anterior, porém adicionando uma camada de controle ao usuário. Dessa forma, é possível controlar o que cada usuário imprime, em qual equipamento imprime e até se a impressão será em preto e branco ou colorido. tendo ainda a opção de limitar ou definir cotas de impressão cor ou preto e branco.
Além disso, temos uma serie de funcionalidades que podem ser adicionadas para melhor controle e redução de impressões, como por exemplo:
- Impressão segura: Quando a impressão é enviada a impressora, ela é retida pelo software, que faz a liberação após o usuário inseri uma das opções de liberação no equipamento (PIN, cartão, senha, etc)
- Impressão em nuvem: Possibilita que o usuário envie e libere seus documentos de qualquer lugar, mantendo apenas a conexão com a internet
- Follow-me: Sistema que permite que todas as impressoras conectadas enxerguem a impressão enviada pelo usuário, desta forma, quando o usuário for retirar sua impressão, poderá fazer isso em qualquer equipamento;
- Centro de Custos: Permite que a empresa gere relatórios de uso por centro de custo, facilitando saber quanto cada área imprimiu em determinado período. Além disso, é possível determinar o quanto cada área pode imprimir;
- Relatórios Personalizados: Permite que o administrador extraia a informação da forma que preferir, podendo ser por área, por centro de custos e até mesmo por endereço. Além disso, uma vez definido os dados do relatório, você pode programar as entregas por e-mail na frequência que desejar;
- Realocação de custos: Algumas empresas repassam seus custos de impressão para seus clientes, com este tipo de software, basta apenas selecionar o cliente na hora da impressão e solicitar um relatório desse cliente no fechamento para saber o quanto foi impressora para ele;
- Impacto ambiental: O software pode te informar também qual o impacto ambiental as impressões estão causando, mostrando o consumo de energia necessário, CO2, arvores etc;
Além de tudo listado acima, ainda existem muitas outras coisas que estas ferramentas podem fazer para te ajudar a ter mais controle e domínio do parque de impressão. Agende uma visita com um de nossos consultores e descubra qual o melhor tipo de ferramenta pode ajuda-lo !
