Como o outsourcing de impressão pode te ajudar com LGPD?
O outsourcing de impressão traz muita praticidade e comodidade para sua empresa, mas pode ser também uma preocupação com os dados mais restritos. Isso porque um funcionário com acesso a essas informações e sem restrições de uso a impressora pode trazer alguns problemas. Não apenas de vazamento de informações mas também por deixar documentos na impressora onde outras pessoas tem acesso.
Para evitar que essas informações vazem, e as informações acabem parando nas mãos de pessoas sem autorização, é importante contar com sistemas de segurança de impressão. Nesse tipo de sistemas podemos encontrar:
Liberação de impressão
Quando o usuário envia uma impressão, ela é armazenada em um servidor restrito que armazena a impressão por tempo limitado. O arquivo não é impresso imediatamente como nas impressões comuns. Desta forma, obriga o usuário a se dirigir até o equipamento em que deseja retirar a impressão e se autenticar, essa autenticação pode ser feita das seguintes formas:
- Usuário e senha;
- PIN;
- QRCode;
- RFID;
- NFC;
- Biometria;
Após feita a autenticação diretamente na impressora, o usuário terá acesso a lista de impressões pendentes e poderá selecionar os arquivos que deseja imprimir. Este tipo de autenticação garante que apenas o usuário que possui os dados de acesso possa visualizar e imprimir os arquivos, o que garante a confidencialidade das informações.
Outra vantagem da utilização da liberação de impressora é a redução de páginas impressas, o que garante menor consumo de papel e suprimentos. Isso porque com a liberação, não são perdidas cópias no montante de documentos impressos deixados na bandeja.
Como ter essa segurança em minha empresa?
A SQi outsourcing possui as ferramentas ideias para implementar a segurança em impressão em sua empresa.
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