Como funciona o Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED)?
Gerenciamento Eletrônico de Documentos ou GED, é o nome dado a um sistema ou conjunto de sistemas que permite capturar, processar, armazenar, indexar, compartilhar e fazer backup dos documentos da sua empresa com maior facilidade de execução e acesso.
Papéis, planilhas, documentos, contratos, contas e registros. Tudo isso desorganizado pode ser um verdadeiro atraso na rotina de uma empresa. Tanto para execução dos processos do dia a dia quanto para uma tomada de decisões mais assertiva e estratégica. A boa notícia é que aquela conhecida burocracia pode ser eliminada com o GED. Isso porque ele é capaz de automatizar grande parte do processo de forma ágil e fácil para o usuário.
O principal papel do Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), é fazer com que empresas consigam ter o maior controle dos seus documentos, sabendo sua localização física e digital, podendo encontra-los em poucos segundos. Não só textos entram nessa lógica, mas documentos em diferentes formatos, como imagens, vídeos, gravações e outros, para centralizar todas as informações do negócio em um mesmo ambiente digital.
Uma das principais vantagens competitivas provocadas pelo GED é agilizar o andamento de trabalhos, por meio da economia de tempo, custos com cópias e recursos humanos. Além de ser fundamental para economizar espaço em arquivos, no caso de papéis que não necessitam de uma cópia física, isso porque os documentos ficarão armazenados eletronicamente, de forma a preservar o patrimônio da empresa ao longo do tempo. Com o GED é possível controlar versões de documentos editados, guardando sua memória e facilitando auditorias.
Alguns benefícios da gestão de conteúdo:
Busca Rápida:
Não se preocupe com “onde”. Com o M-Files, você não precisa se preocupar onde salvar as informações. Se você souber o que é, tudo estará disponível com pesquisa.
Use tags de metadados para descrever seu conteúdo: o nome do cliente, o projeto, a pessoa de contato, a data de vencimento ou quaisquer dados relevantes. M-Files automatiza a marcação, para que você não precise fazer isso. Deixe o M-Files sugerir as tags certas com base no conteúdo do documento.
Digitalização e OCR:
Digitalize documentos e torne-os pesquisáveis automaticamente com a tecnologia OCR embutida do M-Files, que é o reconhecimento óptico de caracteres . Quando o seu conteúdo é pesquisável, a procura não fica limitada apenas ao nome do arquivo. Você pode encontrar informações por meio de pesquisa em todo o texto no documento.
Anotações e Marcações:
O M-Files permite que qualquer usuário adicione comentários a um documento sem alterar o arquivo original, além de exibir e salvar de forma automática todas as anotações que já foram feitas de maneira rápida e fácil.
Templates de Documentos:
Elimine a recriação desnecessária de documentos com o M-Files Document Templates. Crie rapidamente um modelo para preencher automaticamente informações nos documentos mais usados. O M-Files ajuda a reduzir o risco de auditorias insatisfatórias e regulamenta a organização, a gravação e a automatização de tudo.
Diretório:
Às vezes, encontrar o documento certo parece impossível. Onde o arquivo foi salvo? Quem o editou pela última vez? O M-Files organiza tudo em um lugar centralizando com base no que é. Assim, você nunca terá que se lembrar onde um documento foi salvo ou qual é a versão correta.
Acesso Mobile:
Às vezes, é preciso terminar um trabalho mesmo estando longe do escritório. O M-Files permite o acesso a qualquer documento em qualquer hora e lugar. Tire uma foto de um documento ou recibo com seu smartphone e salve no M-Files utilizando o aplicativo.
Pacote Office:
O M-Files se integra ao Windows Office, oferecendo o acesso de dados com comandos de arquivos padrão, como Abrir e Salvar Como. No Microsoft Outlook, você não vai mais precisar salvar seus e-mails e anexos manualmente.
Para entender melhor a utilização e solicitar uma cotação, conte com ajuda de nossos consultores e automatize o processo de gestão documental da sua empresa !
