Como a solução de bilhetagem pode te ajudar a reduzir os custos com impressão?
Em um parque de impressão gerenciado, é sempre importante entendermos o que é impresso para conseguir melhorar o parque e reduzir custos desnecessários com impressão. Para isso, podemos contar com a ajuda de um software de bilhetagem de impressão, este tipo de software permite entender a maneira como os equipamentos do parque são utilizados por cada usuário, setor ou centro de custos, possibilitando uma gestão assertiva do parque de impressão.
Este tipo de software é capaz de gerar relatórios detalhados, definir limites por tipo de impressão, centro de custos e até mesmo por usuário, com a intenção de controlar melhor a utilização e os custos em impressão.
Como utilizar relatórios para controlar minha impressão ?
A ideia do controle por relatórios é entender melhor o que cada usuário, setor ou centro de custos imprime, para poder reduzir esse volume atual de impressão ou direcionar para os setores que realmente precisam. É muito comum usuários com acesso a impressoras coloridas, imprimirem em colorido por padrão mesmo que não seja necessário e isso pode acarretar em um grande aumento da fatura.
Para entender melhor cada uma das situações, as opções de software de bilhetagem presentes no contrato da SQi englobam uma série de relatórios que podem te dar uma maior visibilidade e controle da utilização, como por exemplo:
- Relatórios por dispositivo;
- Relatório por centro de custo;
- Centro de custo por dispositivo;
- Relatório ambiental por centro de custo;
- Relatório ambiental por usuário;
- Relatório por usuário;
- Relatório de usuário por centro de custo;
- Médias semanais;
Além de várias outras opções de relatórios que podem ser gerados em tempo real ou programados para envio a certos usuários em determinados períodos.
Como ter controle de impressão por cotas ?
Outra forma de reduzir a quantidade de papel impresso é com o uso de cotas e regras de impressão. Onde podemos definir algumas formas de se imprimir por padrão e até definir quais usuários ou centro de custos podem imprimir colorido por exemplo.
Todas as regras podem ser aplicadas a um usuário especifico ou a um grupo ou centro de custos, e podem converter documentos das seguintes formas:
- Adicionar marca d’agua a documentos;
- Converter trabalho para escala de cinza;
- Converter trabalho para duplex;
- Converter trabalho para simplex;
Além disso, é possível também definir a quais impressoras cada usuário tem acesso e quais tipos de impressão ele pode fazer.
Estudos comprovam que até 40% das impressões podem ser reduzidas com o uso total de uma ferramenta de bilhetagem !
Para escolher a melhor opção para sua empresa, conte com a SQI, uma empresa especializada no desenvolvimento de soluções, realização de projetos e construção de parques de impressão otimizados, com foco no atendimento ao cliente e na constante qualificação profissional.
Cada caso é avaliado individualmente para a elaboração de uma proposta que vai garantir uma gestão eficiente das impressões da sua empresa. Após aprovada, o próximo passo é a implementação.
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